Appels d’organisation : De nouvelles façons de gérer vos documents importants avec Evernote

Evernote est une application de planification et d’organisation qui vous permet d’aligner tous vos canards en vous aidant à faire des listes, à établir des rappels, à créer des notes avec du texte, des croquis, des captures d’écran, des photos et bien plus encore. Cette application vous permet de synchroniser le contenu que vous avez créé et archivé sur tous vos appareils, ainsi que de partager ce travail avec d’autres. Passons en revue quelques-unes des fonctionnalités les plus populaires et les plus polyvalentes d’Evernote, afin que vous puissiez décider si cette application est adaptée à votre vie active !

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Vie privée et cryptage

Les gens ont tendance à utiliser Evernote pour tout.Il va donc de soi que la sécurité est une préoccupation majeure. Une caractéristique d’Evernote qui mérite d’être soulignée est la capacité de chiffrer le texte. Vous ne pouvez configurer le cryptage que sur l’application de bureau ; mais une fois cryptées, vos notes seront également cryptées dans iOS, qui nécessitera alors un mot de passe pour les voir. Pour configurer cette fonction, ouvrez l’application de bureau et sélectionnez le texte que vous souhaitez crypter, allez dans le menu Édition, puis choisissez Crypter le texte sélectionné. Evernote vous demandera de définir et de confirmer un mot de passe. Pour plus de sécurité, vous pouvez configurer l’authentification à deux facteurs sous Paramètres du compte. Ce mot de passe protège votre connexion Evernote en vous envoyant un texte avec un code à saisir.

Utiliser les modèles

La possibilité de créer, de stocker, de partager et d’utiliser des modèles est une fonctionnalité souvent négligée, mais largement utilisée. Les modèles sont des notes conçues pour être utilisées de manière répétée pour des choses comme les ordres du jour de réunions, les formulaires et les listes de contrôle. Pour commencer, créez un nouveau carnet dans Evernote intitulé « Modèles ». Créez une note dans le carnet Templates avec les informations que vous souhaitez réutiliser. Ouvrez maintenant votre modèle de note et touchez les trois points en haut à droite. Sélectionnez Dupliquer la note, renommez-la selon vos besoins, puis utilisez l’icône Partager pour déplacer la nouvelle note dans un autre carnet. L’original sera resté intact.

Contenu d’un courriel à Evernote

Inévitablement, certains des courriels qui se trouvent dans votre boîte de réception valent la peine d’être sauvegardés. En les transmettant à Evernote, vous pouvez les transformer en actions intelligentes. Tout d’abord, pour trouver la bonne adresse e-mail à laquelle transférer des éléments, ouvrez Evernote et allez dans Compte> Paramètres> Adresse e-mail Evernote. Enregistrez cette adresse dans votre liste de contacts en tant que « Mon adresse e-mail Evernote » ou quelque chose qui vous convient. Vous pouvez utiliser la ligne d’objet pour injecter de l’intelligence là où elle apparaît. Pour ajouter l’e-mail à un carnet spécifique, insérez le nom @notebook ; pour définir un rappel, insérez !Reminder ; et pour ajouter une balise, insérez #tag. Si vous ne le spécifiez pas, Evernote ajoutera l’e-mail à votre notebook par défaut. REMARQUE : les comptes gratuits sont limités à cinq comptes de courrier électronique.

Sauvegarder les pages web

Gardez-vous un million d’onglets ouverts dans votre navigateur ? La fonction Web Clipper d’Evernote peut vous aider. Grâce à cet outil, vous pouvez soit découper la page web entière dans Evernote, soit l’enregistrer comme signet, soit la réduire à du texte uniquement pour une consommation minimale. Vous pouvez même définir un rappel pour la consulter plus tard. Pour faire fonctionner le Web Clipper sur votre iPhone ou iPad, il vous suffit d’utiliser l’icône « Partager » de votre navigateur mobile. Ensuite, sélectionnez l’application Evernote et choisissez le portable dans lequel vous souhaitez stocker votre contenu, les balises à utiliser et le nom de la note.

Sauvegardez vos fichiers

Lorsqu’il s’agit de sauvegarder des fichiers, la triple redondance est pour moi la règle d’or. Les fichiers Evernote existent dans le serveur Evernote en nuage, et ils sont également stockés sur votre ordinateur si vous avez l’application de bureau. Mais des erreurs se produisent ! En plus de faire une sauvegarde Time Machine de votre Mac (ce qui est toujours une bonne idée), vous pouvez sauvegarder Evernote manuellement. Pour sauvegarder Evernote, ouvrez l’application de bureau, allez dans Fichier> Exporter toutes les notes, et enregistrez le fichier XML Evernote au format suggéré « .enex » sur votre disque dur. Vous pouvez télécharger le fichier sur iCloud Files, Dropbox, ou simplement le déposer sur une clé USB. En cas de catastrophe, vous pouvez réimporter vos notes dans Evernote en allant dans Fichier> Importer des notes et en localisant le fichier .enex que vous avez enregistré auparavant.

Qu’en pensez-vous ?

Avez-vous déjà essayé Evernote, et si oui, comment l’avez-vous apprécié jusqu’à présent ? Si vous n’avez pas encore utilisé Evernote, vous pouvez l’essayer gratuitement, avec des achats dans l’application. Essayez-le !

Crédit image du haut : Egoreichenkov Evgenii / Shutterstock.com

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