Evernote - la solution logicielle "Getting Things Done" ?

Dans iView - ma chronique intérieure, en quatrième de couverture, dans le magazine iphonologie - je parle du plan d'organisation et de gestion du temps "Getting Things Done" de David Allen dans le numéro de juillet/août 2013. Dans l'article, je résume brièvement la pensée d'Allen et je suggère des logiciels pour iPhone, iPad, Mac et PC pour la mettre en œuvre au mieux. Depuis la rédaction de l'article, j'ai choisi Evernote (gratuit), et j'en suis très satisfait.

Ici, je posterai une grande partie de l'article et j'ajouterai plus d'informations sur Evernote. Si vous souhaitez commenter et ajouter des connaissances issues de votre expérience avec le logiciel, ce serait bien.

Introduction à "Faire avancer les choses"

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Tout semble se disputer mon attention - les courriels quotidiens, la messagerie vocale, les obligations familiales, les projets en cours, les projets potentiels, le travail de consultant, les réunions, les achats, les responsabilités civiques, les médias sociaux, les applications à tester, les livres à lire et un bureau en désordre avec des piles de choses. Comment faire face à tout cela ?

Il y a quelques années, lorsque je dirigeais cette maison d'édition, j'ai intégré le système Getting Things Done® de David Allen dans mon quotidien. Cependant, comme le dirait Allen, j'ai fait un pas en arrière.

Je m'engage à nouveau à utiliser la méthodologie éprouvée d'Allen, en faisant un usage optimal de mon iPhone, iPad et PC. Je le fais pour pouvoir, comme le dit Allen, "avoir un esprit comme l'eau", ce qui fait référence à l'état de préparation d'un étang immobile qui réagit précisément à la force et à la masse d'un galet - ni trop ni pas assez - avant de revenir à l'immobilité.

Comment faire avancer les choses ?

L'objectif de la GTD est de sortir les choses de votre tête et de les intégrer dans un système fiable, afin que vous puissiez avoir l'esprit clair sur la tâche à accomplir. Pour ce faire, il faut rassembler tout ce qui n'a pas d'endroit où aller : pensées, courriels, documents et rappels. Avec le GTD, chaque élément est soit traité immédiatement, soit clarifié et placé dans un système de confiance ; rien ne se perd ou n'est négligé. Vous pouvez revoir le système aussi souvent que nécessaire et déterminer les prochaines étapes.

Le cœur du GTD : clarifier le désordre

Pour organiser vos tâches avec le système GTD, vous devez examiner chaque élément et déterminer rapidement ce qu'il faut en faire : le supprimer, le déléguer, le différer, le classer, le faire si cela prend moins de deux minutes, ou le placer dans une prochaine action, un jour, ou dans une liste de projets. Le point essentiel est que la plupart de nos affaires restent dans notre boîte de réception, nos bureaux et nos esprits parce que nous ne prenons pas 10 à 15 secondes pour identifier clairement ce qu'est chaque élément.

Entrez dans l'iPhone

L'iPhone est l'outil parfait pour le GTD : vous pouvez saisir, organiser et réviser des tâches à tout moment. Si votre système de confiance est dans le nuage, vous pouvez accéder aux mêmes données sur votre iPad, PC ou Mac. Le défi consiste à trouver le bon logiciel. L'image de gauche montre Evernote sur l'iPhone.

Choisir le logiciel GTD

Peut-être parce que le GTD est systématique et algorithmique, il semble attirer les personnes ayant un penchant pour la technologie. Il existe littéralement des centaines d'applications que les gens utilisent pour la GTD. D'après les blogs et les discussions en ligne, ces outils peuvent être très utiles, mais ils présentent également des défauts. C'est pourquoi la société David Allen s'est associée à Intentional Software pour développer des logiciels de GTD à partir de la base (intentsoft.com/overview/gtd). Le coût et la date de sortie n'ont pas été annoncés. Je ne veux pas attendre, alors j'ai fait pas mal de recherches en ligne pour trouver la meilleure alternative.

Pour les utilisateurs de Mac, iPhone et iPad, le consensus semble être l'application OmniFocus ($19.99 ; iPad version : $39.99) , ou éventuellement note (gratuit) . Pour ceux d'entre nous qui utilisent également un PC, il existe plusieurs autres possibilités.Pocket Informant Pro ($14.99) et MyLifeOrganized ($9.99 ; iPad version $19.99) , et en particulier Nozbe (gratuit) , et Toodledoo (2,99 $) ont été fréquemment mentionnés. Pour la flexibilité, l'exhaustivité, le support, le coût, la capacité multidispositifs et la synchronisation, Evernote (gratuit) pourrait bien être le meilleur choix.

Utiliser Evernote

Ma chronique se termine par l'anecdote ci-dessus sur Evernote. J'ai commencé à utiliser Evernote et j'en suis très satisfait. Si vous souhaitez en savoir plus sur Evernote, même si vous n'utilisez pas le logiciel Getting Things Done, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

Vous devez vous engager à respecter Evernote pour que Evernote soit utile

J'entends parler d'Evernote depuis des années. Cependant, je n'ai jamais vraiment compris comment il fonctionnait et à quoi il me servirait. En gros, c'est un système d'ardoise vierge qui vous permet de mettre toutes vos affaires au même endroit pour y accéder facilement. J'ai donc deux "carnets" Evernote, un pour le matériel de référence et un autre pour mes travaux et projets. Ci-dessus, une capture d'écran d'Evernote sur mon PC.

Si vous préférez commencer lentement, vous pouvez créer un carnet pour un projet, et tout ce qui a trait à ce projet dans un carnet Evernote. Le but est qu'Evernote soit vraiment utile, il doit devenir global pour un certain univers de contenu.

Les bases d'Evernote

L'unité principale d'Evernote est une "note". Les notes peuvent être du texte, des PDF, des photos, des vidéos, des fichiers audio et elles peuvent être accompagnées de pièces jointes. Vous pouvez regrouper les notes dans des carnets. Vous pouvez également "étiqueter" une note avec une étiquette. Si vous recherchez une étiquette dans tous les carnets, les notes avec cette étiquette se retrouvent dans les carnets.

Vous pouvez rechercher des balises ou du texte dans des cahiers spécifiques ou dans plusieurs cahiers. Vous pouvez enregistrer les recherches. De nombreux logiciels tels que les navigateurs web, Outlook et Mindjet sont équipés de modules d'extension Evernote, ce qui permet de transférer rapidement et facilement du contenu vers Evernote.

D'après les conseils que j'ai trouvés sur Google, je n'ai que quelques cahiers ("Todo" et "Reference"). J'organise et je trouve des choses en les marquant et en les recherchant, c'est à peu près tout. Il n'y a pas une grande courbe d'apprentissage, surtout si vous utilisez du matériel de démarrage tel que celui mentionné ci-dessous.

Super matériel de démarrage

Il y a beaucoup de bons tutoriels Evernote et de fils de discussion à trouver. Voici ce que j'ai utilisé et qui m'a permis d'avancer rapidement. Les tutoriels suivants sont particulièrement intéressants pour les utilisateurs de PC, mais les utilisateurs de Mac les trouveront également utiles.

Si vous comptez utiliser Getting Things Done (GTD) avec Evernote, le premier arrêt devrait être "The Secret Weapon ", qui contient une douzaine de courts tutoriels vidéo qui vous aideront à vous installer. Si vous connaissez bien le GTD et que vous voulez aller droit au but, je vous recommande de commencer par "Préparation d'Evernote pour TSW .

Je recommande également deux courts livres électroniques Kindle, Daniel Gold's Evernote : The unofficial guide to capture everything and getting things done ($5) , et Brandon Collins' Guide de 2 heures pour maîtriser Evernote - y compris : Conseils, utilisations et éléments essentiels d'Evernote (2,99 $) . Enfin, Brandon Collins a une vidéo YouTube merveilleuse qui accompagne son livre .

Comment rester au courant ?

Chers lecteurs, si vous utilisez Evernote, ou une autre application pour vous aider à faire des choses, j'aimerais avoir de vos nouvelles. Veuillez partager vos questions, vos suggestions de référence, vos excellents fils de discussion, vos applications, vos conseils et vos alternatives dans la section commentaires.