Mieux gérer le courrier électronique grâce aux listes et notifications VIP dans l’application OS X Mail

Il semble que tout le monde soit submergé par le courrier électronique ces jours-ci, chaque boîte de réception empilant des listes de messages qui ne sont généralement pas trop importants. Si vous en avez assez de l’avalanche de courriels et que vous utilisez l’application Mac Mail comme client de messagerie, vous pouvez utiliser la fonction VIP pour mieux gérer votre boîte aux lettres. Les expéditeurs étiquetés comme VIP sont poussés vers leur propre boîte de réception VIP, ce qui vous aide à passer outre les grossièretés et à aller directement à l’essentiel. Pour aller plus loin, vous pouvez également configurer l’application Mail pour qu’elle ne déclenche une notification que lorsqu’un message provient d’un expéditeur VIP.

Marquer les expéditeurs importants comme VIP

  • Ouvrez n’importe quel message d’un destinataire pour le marquer comme VIP et cliquez sur l’icône de la petite étoile à côté de son nom et de son adresse électronique
  • Répétez pour les autres expéditeurs importants

Maintenant que vous avez une liste de personnes à qui vous devez réellement parler et répondre, regardez sous « Boîtes aux lettres » pour voir une boîte de réception exclusive réservée aux VIP. Cependant, par défaut, vous serez toujours averti lorsque tout le monde vous enverra des messages électroniques. Vous devrez donc modifier cette option pour ne recevoir que les messages provenant d’un expéditeur VIP.

Recevoir les nouvelles notifications de courrier uniquement des expéditeurs VIP

  • Descendez le menu « Courrier » et ouvrez « Préférences »
  • Sous l’onglet « Général », cherchez « Notifications de nouveaux messages » et déroulez le menu pour sélectionner « VIP »
  • Fermeture des préférences

Désormais, les nouvelles alertes électroniques ne se déclenchent que lorsqu’une personne marquée comme VIP vous envoie un message.

Utilisez la liste VIP de manière stratégique pour ne marquer que les personnes les plus importantes auxquelles vous devez répondre et vous constaterez que le niveau de bruit de votre boîte de réception est considérablement réduit. Qu’il s’agisse de votre patron, de collègues importants (et directs), de partenaires commerciaux essentiels, de membres de votre famille proche, l’essentiel est de savoir qui est marqué et qui ne l’est pas, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui est important. Vous pouvez toujours consulter votre boîte de réception générique après la fin du travail ou pendant votre pause déjeuner et faire le tri dans le reste du battage médiatique.

Une autre stratégie pour faire face aux attaques de courriers électroniques consiste à créer un compte unique pour les inscriptions génériques sur le web, les listes de diffusion, les bulletins d’information et d’autres mises à jour moins importantes que vous aimeriez toujours recevoir, afin de vous assurer que votre principale boîte de réception productive ne soit pas inondée. La myriade de fournisseurs de webmail gratuits simplifient la tâche, et Gmail, Yahoo et même le nouveau Outlook.com peuvent tous être configurés dans l’application Mail.

Vous devrez utiliser OS X 10.8 ou une version ultérieure pour profiter de la boîte de réception VIP, une raison de plus pour passer à Mountain Lion si vous ne l’avez pas encore fait.

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